ANALISIS
PENERAPAN KIUP, SISTEM PENOMORAN, SISTEM PENJAJARAN DAN SISTEM PENYIMPANAN DI
RUMAH SAKIT.
1.
SISTEM
REKAM MEDIS
1.1 KIUP
(Kartu Indeks Utama Pasien)
KIUP
adalah daftar permanen yang mengandung nama semua pasien yang pernah terlayani
di fasilitas kesehatan terkait (disebut juga Pasien Index, Master Patient Index
atau Master File).
Indeks
pasien merupakan kunci petunjuk lokasi rekam medis pasien di dalam jajaran,
oleh sebab itu KIUP adalah satu diantara alat (tool) yang digunakan untuk
membantu pencarian di unit rekam medis, klinik atau pusat kesehatan.
1.1.1 Isi
KIUP yaitu :
v Informasi yang terkandung di dalam indeks bervariasi tergantung kepada kebutuhan rumah sakit atau
kliniknya.
v Yang harus tertera diatas kartu indeks pasien hanya
informasi yang mengarah keidentitas khusus untuk panduan mencari lokasi rekam
medis pasien terkait.
v Untuk menjaga kerahasiaan informasi pribadi pasien,
maka penyertaan sebutan diagnosis di kartu PMI harus dihindari.
1.1.2 Informasi
yang harus ada :
v Nama
lengkap (nama keluarga dan nama diri) garis bawahi nama keluarga
v Alamat
lengkap
v Nomor
Rekam Medis adalah nomor yang sesuai dengan nomor yang digunakan untuk menjajar
rekam medisnya.
v Tanggal
lahir (lahir, bulan dan tahun) bila pasien memiliki nama sama maka tanggal
lahir bisa menjadi informasi tambahan untuk identitas nomor pasien dan untuk
mencari berkasnya.
v Informasi
identitas yang unik lain yang dapat membantu menentukan identitas pasien adalah
nama ibu, surat jaminan sosial.
1.1.3 Alur
KIUP
Prosedur KIUP pasien rawat inap sebaiknya
sebagai berikut :
1.
Petugas
admission mengirim tembusan slip admission semua pasien dirawat ke unit rekam medis secara harian. Tembusan
yang dikirim adalah lembar tembusan yang pertama dari format lembar pertama
rekam medis.
2.
Pengecekan
dilakukan untuk menelusuri apakah ada pasien yang sudah pernah dirawat, jika sudah maka kartu indeks yang lama dicabut, kemudian
dilengkapi dengan data terbaru seperti : alamat, nama, dll.
3.
Bila pasien belum punya kartu indeks, maka
diterbitkan kartu indeks baru.
4.
Dibeberapa rumah sakit karu indeks disimpan secara terpisah (house file) dan dikotak file kartu diletakkan sampai pasien keluar dari rumah sakit
5.
Jika pasien keluar, maka
KIUP diambil dari in-house box, diisikan tanggal keluar,
keadaan pulang (sembuh
atau meninggal dengan tinta merah). Ukuran
standar KIUP ; 3 x 5 inci (7,5 x 12,5 cm), ukuran bisa berubah tergantung pada informasi
yang ada. Karena permanen,
maka kartu harus kuat dan tidak mudah rusak.
6.
Tersedianya
petugas pengecek khusus untuk memastikan tidak ada error penulisan atau
pengisian dsb.
7.
Indeks pemandu
(index guides) sebagai pengganti KIUP yang dikeluarkan.
8.
Peralatan
penjajaran : laci penyimpanan, biasanya terdari dari 8 laci dalam 3 baris.
9.
KIUP dapat disimpan secara komputerisasi.
1.1.4
Analisis Penerapan
KIUP di Rumah Sakit
Di
RSUD Dr. Adnaan WD Payakumbuh pemakaian KIUP sudah menggunakan komputerisasi,
sehingga lebih memudahkan petugas dalam menginputkan data pasien dan tidak
menghabiskan waktu yang lama.
Di
RSUD Solok pemakaian KIUP menggunakan komputerisasi dan manual.
Di
RSUD Sawahlunto KIUP yang digunakan adalah komputerisasi untuk menyimpan data
sosial pasien.
1.1.5 Saran
Sebaiknya
rumah sakit memiliki komputer yang secara otomatis menyimpan data pasien.
Apabila terjadi masalah, rumah sakit tidak perlu secara manual menginputkan
data pasien.
1.2 Sistem
Penomoran
Sistem penomoran merupakan suatu penyelenggaraan
rekam medis dimana setiap pasien baru yang datang ke rumah sakit, diberikan
satu nomor rekam medis tersebut untuk kunjungan berikutnya.
Ada
3 macam sistem penomoran :
1. Pemberian Nomor Secara
Seri (Serial Numbering System)
Pemberian nomor secara seri yaitu setiap pasien yang
berkunjung ke rumah sakit mendapatkan nomor rekam medis baru. Dan jika ia
berkunjung 5 kali, maka ia akan mendapat 5 nomor rekam medis baru.
Keuntungannya
:
· Menghindari
nomor ganda /rangkap.
Kerugiannya :
· Informasi
medis tidak berkesinambungan.
· Petugas
akan membutuhkan waktu lama untuk
mengumpulkan.
· semua catatan medis pasien setiap kali dokter
membutuhkannya.
2. Pemberian
Nomor Unit (Unit Numbering System)
Sistem
ini merupakan suatu nomor rekam medis bagi setiap pasien yang datang berobat ke
rumah sakit dan nomor tersebut digunakan untuk kunjungan selanjutnya.
Keuntungannya:
· Memudahkan
dan mempercepat dalam pemberian pelayanan terhadap pasien.
3. Pemberian Nomor Cara
Seri Unit (Serial Unit
Numbering System)
Sistem
ini merupakan satu nomor rekam medis baru bagi setiap pasien yang berkunjung ke
rumah sakit, tetapi rekam medisnya yang terdahulu digabung dan disimpan di
bawah nomor yang paling baru.
Keuntungan
:
· Mempercepat
dalam memberikan pelayanan kepada pasien.
Kerugiannya:
· Pemborosan
ruang dan rak penyimpanan rekam medis serta beban kerja akan menjadi lebih
besar karena membutuhkan banyak waktu.
1.2.1 Analisis
Penerapan Sistem Penomoran di Rumah Sakit
Sistem penomoran yang dipakai di RSUD
Dr. Adnaan WD Payakumbuh adalah pemberian nomor cara unit (Unit Numbering
System), yaitu memberikan satu nomor rekam medis bagi setiap pasien yang datang
berobat ke rumah sakit dan nomor tersebut digunakan untuk kunjungan berikutnya.
Dalam praktek kerja lapangan kami masih
menemukan pemberian nomor cara seri yaitu bagian UPAT. Dimana pasien yang datang ke
pendaftaran pasien IGD dan pasien rawat inap (pendaftaran UPAT) masih ada pemakaian
nomor cara seri, yang mana setiap pasien yang datang selalu dianggap pasien
baru sehingga mengakibatkan terjadinya nomor ganda dan jumlah frekuensi pasien
baru meningkat.
Berdasarkan pengalaman PKL di RSUD Solok, sistem
penomoran menggunakan Unit Numbering System yaitu setiap pasien hanya memiliki
satu nomor rekam medis untuk seumur hidup selama masih menggunakan pelayanan
kesehatan di RSUD Solok.
Sistem pemberian nomor yang di terapkan
pada RSUD Sawahlunto adalah secara Unit Numbering System,
setiap pasien yang berobat hanya mendapat satu nomor rekam medis yang digunakan
untuk rawat jalan maupun rawat inap. Dengan sistem ini semua rekam medis
penderita memiliki satu nomor dan terkumpul dalam satu map. Sistem ini secara
cepat memberikan kepada rumah sakit/staf medis satu gambaran lengkap mengenai
riwayat penyakit dan pengobatan seorang penderita. Sistem unit menghilangkan
kerepotan mencari/mengumpulkan berkas rekam medis seorang penderita yang
terpisah-pisah dalam sistem seri. Sistem ini juga menghilangkan kerepotan
mengambil berkas rekam medis lama untuk disimpan ke dalam nomor baru dalam
sistem seri unit.
Namun pada pemberian nomor ini juga
terdapat permasalahan seperti ditemukannya nomor ganda, dimana nomor berkas rekam
medisnya sama namun pemilik/nama
berbeda.
Hal
ini di sebabkan oleh beberapa faktor seperti :
1.
Petugas/SDM yang kurang teliti dalam
mencatat nomor rekam medis yang akan diberikan kepada pasien,sehingga
menimbulkan kekeliruan dan dapat mempersulit petugas lain dalam proses pengambilan
kembali berkas rekam medis.
2.
Pada RSUD Sawahlunto masih menggunakan
sistem manual sehingga tidak menutup kemungkinan terjadinya kesalahan,dapat
dikarenakan kesibukan petugas atau ramainya kunjungan pasien menyebabkan
petugas kewalahan dan menimbulkan kekeliruan.
1.2.2 Saran
Sebaiknya
petugas dipendaftaran rawat inap (UPAT) menggunakan SIM RS dalam pencarian
nomor pasien agar tidak terjadi penomoran ganda.
1.3 Sistem
Penjajaran
Sistem Penjajaran merupakan penyimpanan berkas rekam
medis sesuai dengan nomor.
3 jenis sistem penjajaran
:
(1)
Sistem Nomor langsung
Sistem nomor langsung merupakan suatu penyimpanan
rekam medis dengan rak penyimpanan secara berurut sesuai dengan urutan
nomornya.
(2) Sistem
Angka Akhir
Sistem nomor tengah merupakan suatu penyimpanan
rekam medis yang menggunakan nomor dengan 6 angka yang dikelompokkan menjadi 3
kelompok yang masing-masing kelompok terdiri dari 2 angka.
(3) Sistem
Angka Tengah
Sistem nomor tengah merupakan suatu penyimpanan
rekam medis dimana angka yang berada ditengah menjadi angka pertama, angka yang paling kiri menjadi angka
kedua ,kemudian angka paling kanan menjadi angka ketiga.
1.3.1 Analisis Penerapan Sistem Penjajaran di Rumah
Sakit
Sistem penjajaran di RSUD Dr.Adnaan WD Payakumbuh
menggunakan sistem angka akhir.
Berdasarkan hasil pengamatan, RSUD Solok menggunakan
sistem penjajaran nomor langsung, dimana keuntungan dari sistem penomoran
langsung adalah petugas lebih mudah dalam proses penyimpanan dan pengambilan
berkas rekam medis.
Sistem
penjajaran rekam medis di RSUD Sawahlunto ini menggunakan sistem angka terakhir
(Terminal Digit Filling System) yang menggunakan enam angka. Ini digunakan
karena memiliki banyak keuntungan dan kebaikan, salah satunya menghindari
rak-rak kosong. Selain itu juga
cara ini dipilih karena umum dipakai dan lebih mudah, efisien dan
efektif.
1.3.2 Saran
Sistem penjajaran yang ada di rumah
sakit sudah memiliki keuntungannya masing-masing. Keuntungan tersebut
tergantung dengan rumah sakit.
1.4 Sistem
Penyimpanan
Sistem penyimpanan merupakan sistem penataan berkas
rekam medis dalam satu alur yang khusus, agar rujukan dan pengembalian kembali
(retrieval) menjadi
lebih mudah dan cepat.
Cara penyimpanan berkas
rekam medis :
(a) Sentralisasi
Penyimpanan
secara sentralisasi merupakan suatu sistem penataan berkas rekam medis dalam
satu kesatuan baik itu catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama
seorang pasien dirawat.
Keuntungan:
·
Mengurangi jumlah biaya dalam hal
ruangan.
·
Mudah menerapkan sistem unit.
Kekurangannya :
·
Petugas menjadi lebih sibuk, karena
harus menangani unit rawat jalan dan rawat inap.
(b) Desentralisasi
Penyimpanan
secara desentralisasi merupakan pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan
rekam medis pasien yang dirawat ataupun antara berkas pasien rawat inap dan
rawat jalan dipisahkan.
Keuntungan
:
·
Beban kerja yang dilakukan petugas lebih
ringan.
·
Efisiensi waktu.
Kerugian :
·
Terjadi duplikasi pembuatan nomor rekam
medis.
·
Biaya yang dibutuhkan untuk peralatan
dan ruangan lebih banyak.
1.4.1 Analisis
Penerapan Sistem Penyimpanan di Rumah Sakit
Sistem
penyimpanan yang dipakai di RSUD Dr. Adnaan
WD Payakumbuh adalah dengan menggunakan sistem penyimpanan secara sentralisasi dimana antara berkas
rawat inap, rawat jalan, maupun IGD digabungkan dalam satu berkas.
Sistem penyimpanan yang digunakan di RSUD Solok
yaitu, dengan cara sentralisasi. Sentralisasi adalah seluruh informasi tentang
pasien disimpan di satu berkas (rawat inap, rawat jalan, maupun instalasi gawat
darurat).
Sistem penyimpanan rekam medis di RSUD
Sawahlunto ini menggunakan sistem penyimpanan Sentralisasi, dimana berkas rekam
medis pasien rawat jalan dan rawat inap tergabung dalam satu nomor rekam medis
yang sama dan disimpan di dalam satu ruangan yang sama,.di samping itu dengan
diterapkannya sistem penyimpanan sentralisasi di RSUD Sawahlunto juga
memudahkan penerapan sistem unit record, sistem ini juga meningkatkan efisien
kerja petugas karena hanya perlu memperhatikan satu nomor rekam medis saja pada
saat pasien berkunjung sebagai pasien rawat inap maupun poliklinik, tidak perlu
repot mencari ke ruangan yang berbeda.
1.4.2
Saran
Sebaiknya penyimpanan berkas rekam
medis yang menggunakan roll opac di lengkapi dengan exhaust fan untuk penghisap
debu agar berkas yang disimpan tidak kotor dan terjaga kebersihannya.
PENUTUP
1.
Kesimpulan
·
KIUP adalah daftar permanen yang mengandung
nama semua pasien yang pernah terlayani di fasilitas kesehatan terkait (disebut
juga Pasien Index, Master Patient Index atau Master File).
·
RSUD Dr. Adnaan WD Payakumbuh dan RSUD
Sawahlunto, KIUP yang digunakan sudah komputerisasi, sedangkan RSUD Solok
menggunakan komputerisasi dan manual.
·
Sistem penomoran merupakan suatu
penyelenggaraan rekam medis dimana setiap pasien baru yang datang ke rumah
sakit, diberikan satu nomor rekam medis tersebut untuk kunjungan berikutnya.
·
RSUD Dr. Adnaan WD Payakumbuh, RSUD
Solok dan RSUD Sawahlunto, sistem penomoran yang digunakan adalah pemberian
nomor cara unit (Unit Numbering System).
·
Sistem Penjajaran merupakan penyimpanan
berkas rekam medis sesuai dengan nomor.
·
RSUD Dr. Adnaan WD Payakumbuh dan RSUD
Sawahlunto menggunakan sistem angka terakhir (Terminal Digit Filling System),
sedangkan RSUD Solok menggunakan sistem nomor langsung.
·
Sistem penyimpanan merupakan sistem
penataan berkas rekam medis dalam satu alur yang khusus, agar rujukan dan
pengembalian kembali (retrieval) menjadi
lebih mudah dan cepat.
·
RSUD Dr. Adnaan WD Payakumbuh, RSUD
Solok dan RSUD Sawahlunto, menggunakan sistem penyimpanan Sentralisasi.
2.
Saran
·
Sebaiknya rumah sakit memiliki komputer
yang secara otomatis menyimpan data pasien. Apabila terjadi masalah, rumah
sakit tidak perlu secara manual menginputkan data pasien.
·
Sebaiknya petugas dipendaftaran rawat
inap (UPAT) menggunakan SIM RS dalam pencarian nomor pasien agar tidak terjadi
penomoran ganda.
·
Sistem penjajaran yang ada di rumah
sakit sudah memiliki keuntungannya masing-masing. Keuntungan tersebut
tergantung dengan rumah sakit.
·
Sebaiknya penyimpanan berkas rekam medis
yang menggunakan roll opac di lengkapi dengan exhaust fan untuk penghisap debu
agar berkas yang disimpan tidak kotor dan terjaga kebersihannya.
0 komentar:
Posting Komentar