Analisis
pelaksanaan sistem pemusnahan, penyusutan, retensi dan inaktif dengan
mengidentifikasi masalah-masalah
1.
Sistem Pemusnahan
Pemusnahan merupakan suatu proses
kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi
dan nilai gunanya. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara
membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat dikenali lagi baik isi maupun bentuknya.
Tata cara pemusnahan/penghapusan yaitu :
1.
Pembentukan
Tim Pemusnah dengan SK
Direktur.
2.
Tim membuat Daftar
Pertelaan berkas Rekam Medis.
3.
Pelaksanaan
pemusnahan.
a. Dibakar : menggunakan incenerator, dibakar biasa.
b. Dicacah : dibuat bubur.
c. Disaksikan pihak ketiga.
4.
Tim pemusnahan
membuat Berita Acara Pemusnahan yang ditanda
tangani Ketua dan Sekretaris dan diketahui oleh Direktur Rumah Sakit.
5.
Berita Acara
Pemusnahan RM, yang asli disimpan di Rumah Sakit, lembar
kedua kirim kepada pemilik Rumah Sakit dan Kepala
Dirjen Pelayanan Medik.
6.
Khusus untuk berkas Rekam Medis yang
sudah rusak/tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu
membuat pernyataan diatas kertas segel oleh Direktur Rumah Sakit.
Contoh Berita Acara pemusnahan
I. Berita Acara Pemusnahan (BAP)
Berkas rekam medis RS …………. Berdasarkan SK
Kepala RS No……………… telah dilakukan pemusnahan berkas rekammedis inaktif dengan
cara dibakar berjumlah : ………. (sesuai dengan daftar terlampir) Tempat : ……………………….. Pada tanggal : ……… s/d …………………..
Jam : …………… s/d ……………………….
Oleh : Tim pemusnah sebagai saksi dan
pengawas.
II. Teknik pelaksanaan pemusnahan/penghapusan
1)
Berkas rekam
medis yang tidak aktif dan sudah dilakukan micro film ditulis dalam daftar yang memuat tentang : No. RM, Nama Pasien.
2)
Berkas rekam
medis diangkut ke ruang incenerator.
3)
Sedikit demi
sedikit dimasukan ke ruang incenerator.
4)
Berkas rekam
medis yang telah terdaftar semuanya dimusnahkan.
III. Tanda tangan saksi.
a.
Ketua tim
……………… dari bagian ………….
b.
Anggota
………………… dari bagian …………
c.
Anggota
………………… dari bagian ………….
d.
Anggota …………………
dari bagian …………
e.
Anggota
………………… dari bagian …………
f.Anggota ………………… dari bagian …………
Diketahui oleh
Direktur
RS ……………..
(……………………………..)
Di RSUD Dr. Adnaan WD
Payakumbuh, penghapusan/ pemusnahan
berkas Rekam Medis dilakukan pada tahun 2012 dengan cara di bakar
menggunakan incenerator.
2.
Sistem Penyusutan
Merupakan
suatu kegiatan mengurangi arsip dari rak penyimpanan berkas dengan cara memindahkan arsip rekam
medis inaktif dari rak aktif ke rak inaktif.
Prosedur
pemisahan berkas rekam medis inaktif :
1.
Pemisahan rekam medis in aktif dilakukan
berdasarkan tahun kunjungan terakhir minimal 5 tahun.
2.
Berkas rekam medis yang dinyatakan
inaktif dikeluarkan dari rak penyimpanan.
3.
Kemudian lembaran persetujuan tindakan
medis, resume, dan identitas bayi dikeluarkan dari berkas rekam medis.
4.
Setelah itu dicatat di daftar rekam
medis inaktif.
5.
Kemudian berkas rekam medis inaktif
disimpan di rak rekam medis inaktif.
Di RSUD Dr. Adnaan WD
Payakumbuh penyusutan sudah dilakakukan dengan cara melihat tahun kunjungan
terakhir pasien datang berobat.
3.
Sistem Retensi
Merupakan berapa lama
rekam medis harus disimpan, kapan dipindahkan ke inaktif dan kapan harus
dimusnahkan.
Jadwal
Retensi Rekam Medis Umum
|
No
|
JENIS RM
|
Aktif
|
Inaktif
|
||
|
RJ
|
RI
|
RJ
|
RI
|
||
|
1
|
Umum
|
5
|
5
|
2
|
2
|
|
2
|
Mata
|
5
|
10
|
2
|
2
|
|
3
|
Jiwa
|
10
|
5
|
5
|
5
|
|
4
|
Orthopedi
|
10
|
10
|
2
|
2
|
|
5
|
Kusta
|
15
|
15
|
2
|
2
|
|
6
|
Ketergantungan obat
|
15
|
15
|
2
|
2
|
|
7
|
Jantung
|
5
|
5
|
2
|
2
|
Di RSUD Dr.
Adnaan WD Payakumbuh telah melakukan pemisahan
berkas rekam medis inaktif yang berjumlah 10.546 berkas sesuai dengan prosedur.
Tetapi, berkas rekam medis inaktif tidak disimpan dirak penyimpanan inaktif,
karena keterbatasan tempat penyimpanan sehingga berkas rekam medis ditumpuk di
belakang rak inaktif.
Pemisahan berkas rekam medis inaktif
yang kami lakukan dilihat dari kunjungan terakhir yang berkisar antara tahun
1999-2008 sebagai mana terlihat di tabel berikut ini :
Tabel
Jumlah Rekam Medis Inaktif
RSUD Dr Adnaan WD Payakumbuh
Tanggal
04-19 Juni Tahun 2013
|
No
|
TAHUN KUNJUNGAN TERAKHIR
|
JUMLAH
REKAM MEDIS INAKTIF
|
KET
|
|
1
|
1999
|
3
|
|
|
2
|
2000
|
23
|
|
|
3
|
2001
|
10
|
|
|
4
|
2002
|
3
|
|
|
5
|
2003
|
23
|
|
|
6
|
2004
|
4
|
|
|
7
|
2005
|
515
|
|
|
8
|
2006
|
2.885
|
|
|
9
|
2007
|
3.987
|
|
|
10
|
2008
|
3.112
|
|
|
|
TOTAL
|
10.545
|
|
Dari
tabel diatas dapat dilihat bahwa jumlah berkas Rekam Medis inaktif yang paling
banyak terdapat pada tahun 2007 yaitu berjumlah 3.987 berkas. Sementara jumlah
berkas Rekam Medis inaktif yang paling sedikit terdapat pada tahun 1999 dan 2002 yaitu berjumlah 3 berkas.
4. Rekam Medis Aktif dan Inaktif
4.1 Rekam Medis Aktif
Rekam
Medis aktif merupakan berkas rekam medis yang masih digunakan pasien untuk
berkunjung ke rumah sakit sampai batas
waktu yang telah diterapkan oleh masing-masing rumah sakit.
4.2 Rekam Medis Inaktif
Rekam medis inaktif menurut surat Ederan Dirjen Yanmed
No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995: “ berkas RM yang telah disimpan minimal
selama 5 tahun di unit RM dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut atau telah 5 tahun setelah meninggal dunia” sehingga berkasnya dinyatakan inaktif.
Di RSUD Dr. Adnaan WD Payakumbuh sistem rekam medis
aktif dan inaktif sudah terlaksana dengan cara melihat kunjungan terakhir
pasien.
1 komentar:
bikin tentang pengertian rekam medis sementara sama sistem penyimpanan ekam medis sementara dong dek, lagi nyusuun nih qaqaaaa ngeheheheheee
Posting Komentar